아침마다 메일함을 열면… 어김없이 쌓여 있는 수십 통의 메일.
“아, 이거 오늘 다 답할 수 있을까?”라는 생각, 해본 적 있으시죠?
저도 예전엔 하나씩 정성껏 쓰다 보니 오전 시간이 훌쩍 날아갔습니다. 그런데 ChatGPT를 쓰기 시작하면서, 하루에 최소 30분에서 1시간은 절약하게 됐어요.
오늘은 제가 실제로 쓰는 이메일 자동화 루틴과, 실패 없이 적용하는 팁을 알려드릴게요.
이메일 자동화가 필요한 순간
솔직히, 모든 메일을 자동화할 필요는 없습니다.
그렇지만 이런 상황이라면 ChatGPT가 정말 빛을 발해요.
• 비슷한 내용의 문의가 반복될 때 (예: 제품 재고, 배송 일정)
• 단순 안내 메일 (공지, 업데이트, 사내 보고)
• 견적·제안 요청처럼 포맷이 비슷한 경우
• 고객 환불·불만 대응 초안 잡을 때
즉, 구조가 반복되는 메일은 ‘초안’을 AI에게 맡기고, 우리는 마지막 다듬기만 하면 되는 거죠.
제가 쓰는 프롬프트 예시
메일을 잘 뽑아주는 프롬프트는 상황·목표·제약조건이 명확해야 합니다.
“B2B 고객에게 보내는 제품 안내 메일을 작성해줘. 200자 내외, 존댓말, 불필요한 수식어는 빼고, 마지막 문단에 연락처와 데모 신청 링크를 넣어줘.”
또는,
“다음 고객 문의 내용을 보고, 150자 이내 답변 2가지 버전 작성. 하나는 친근하게, 하나는 정중하게.”
이렇게 변수를 지정하면 매번 결과물이 안정적으로 나옵니다.
이메일 톤 맞추기
같은 메일이라도 받는 사람에 따라 톤이 달라야 하죠.
• 신규 고객: 장점 위주, CTA(다음 행동 유도)를 전면 배치
• 기존 고객: 변경 사항과 영향 먼저, 배경 설명은 뒤
• 내부 보고: 결론→근거→요청 순서로 간결하게
• VIP/임원: 5줄 요약 + 선택지 2~3개 제공
저는 프롬프트에 “수신자=기존 고객 / 톤=친근”처럼 메모를 꼭 붙입니다.
자동화 루틴 만들기
저는 하루에 메일을 이렇게 처리합니다.
- 메일 목적 분류 – 고객문의 / 견적 / 공지 / 불만대응
- 프롬프트 실행 – 템플릿 불러와 ChatGPT에 넣기
- 후편집 – 숫자·날짜·이름 확인, 우리 브랜드 어투로 수정
- 발송 & 기록 – 잘 쓴 문장은 다음에 재활용
이렇게 하면 ‘생각→작성’ 시간을 줄이고, 품질도 유지됩니다.
실전 예시
예를 들어, 고객이 이런 문의를 했다고 해볼게요.
“이번에 출시한 모델, 서울 매장에서도 바로 구매할 수 있나요?”
ChatGPT에 이렇게 입력합니다.
“다음 고객 문의에 대한 답변 작성. 150자 내외, 존댓말, 친근한 톤, 제품명과 매장명 명시, 추가 혜택 있으면 안내.”
결과:
“안녕하세요, ○○님. 말씀하신 신제품은 현재 서울 ○○점에서도 바로 구매 가능합니다. 이번 주말 방문 시 사은품 이벤트도 진행 중이니 참고해주세요.”
바로 쓸 수 있죠. 저는 여기서 문장 하나 정도만 제 스타일로 바꿉니다.
품질 체크리스트
AI가 쓴 메일이라도, 발송 전 꼭 확인하세요.
✓ 수치·날짜·정책은 맞는지
✓ 링크가 정상 작동하는지
✓ 이름·연락처 등 개인정보 노출 여부
✓ 어투가 우리 브랜드 이미지와 맞는지
이 네 가지만 체크해도 불필요한 리스크를 줄일 수 있습니다.
하루 30분 절약, 그 이상
이메일 자동화는 ‘시간 절약’이 첫 번째 이유지만,
일관성 있는 메시지와 응답 속도 향상이라는 보너스도 있습니다.
저는 덕분에 오전 시간의 절반을 다른 중요한 일에 쓸 수 있게 됐어요.
혹시 매일 메일에 파묻혀 계신다면, 오늘부터 ChatGPT로 초안을 뽑아보세요.
아마 내일부터는 메일함이 덜 무서워질 겁니다.
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